Co zrobić, żeby odzyskać panowanie nad zadaniami?

Komunikowanie informacji
Zakazy, nakazy, rozkazy i inne komunikacyjne skazy
11 sierpnia 2015
zwinność zwinne zarządzanie agile
Czy jesteś Homo Agilious?
18 sierpnia 2015

Co zrobić, żeby odzyskać panowanie nad zadaniami?

multitasking wielozadaniowość

Na czym koncentrujemy swoją uwagę? Czy istnieje podzielność uwagi? Jak nam się wydaje, a jak jest w rzeczywistości. Co zrobić, żeby odzyskać panowanie nad zadaniami, które wykonujemy?

Z życia wzięte….

Wyobraźmy sobie taka sytuację.

Siedzisz na spotkaniu. Ktoś z firmy zewnętrznej prezentuje temat „Zmiany sposobu wytwarzania oprogramowania”. Nagle dochodzi do Ciebie wiadomość. Dajmy na to, że jest to SMS od znajomego – dziś popołudniu wpadnie, bo akurat przejeżdża w pobliżu. Nie widzieliście się sporo czasu, więc jest świetna okazja do spotkania.  Ta wiadomość zakłóca Twoją uwagę dotychczas „przykutą” do tematu prezentacji  i przerzuca ją na „nagle zaistniały problem”. Co prawda nie wiem, co pomyśli wtedy mężczyzna. Ale z perspektywy kobiety wygląda to zazwyczaj tak: „O matko! A w domu taki rozgardiasz. Trzeba posprzątać. Zakupy zrobię po drodze, bo w lodówce nic  nie ma…”. W dalszym ciągu procesu myślowego, ustalana jest logistyka, a także kto, co i jak ogarnie.

W tym samym czasie spotkanie trwa…Kolejne slajdy są omawiane. Gdy już w głowie mamy całą strategię na popołudnie, zadowoleni wracamy uwagą na spotkanie. Treść co prawda jest w naszym ojczystym języku, ale…. co ten agile? Jaki manifest? Yyyy….a o co chodzi?

Znacie takie powroty?

Albo inna klasyczna sytuacja. Mecz piłki nożnej (tak wiem, znowu perspektywa kobieca, ale nic nie poradzę na to, że nią jestem). Mężczyzna siedzi i jest pochłonięty obrazem. Kobieta wchodzi i mówi, że właśnie wygrała w totka i już zarezerwowała bilety na podróż dookoła świata. Widząc brak reakcji podpytuje „Słyszałeś?”. W odpowiedzi ma „mhmmm….”. I chyba domyślacie się jaki jest efekt. Wiadomość, pomimo swojej wspaniałości, na mężczyźnie nie zrobiła najmniejszego wrażenia.

Bo? Nawet jej nie usłyszał. W obydwu przypadkach uwaga w danym momencie była skoncentrowana na czym innym.

Co zrobić, żeby ją odzyskać?

  1. Podjąć zadanie – w pierwszej sytuacji postanowienie: skupię się na prezentowanym temacie;
    w drugiej ooo coś jest mówione do mnie – posłucham.
  2. Doprowadzić zadanie do końca – w pierwszej sytuacji będzie to podjęcie decyzji o niezakłócaniu sobie odbioru (przyszła wiadomość- zajmę się nią później); w drugiej, wybór skupienia na wypowiedzi: (ciekawe, co mówi – posłucham do końca)
  3. Oderwać się od innej choćby i ciekawszej czynności – w pierwszej sytuacji odrzucenie pokusy otworzenia smsa (Wiadomość od X!!! Tak dawno go nie widziałem!!! Ciekawe co tam?); w drugiej sytuacji, odrzucenie pokusy skoncentrowania się na meczu (pal licho ze komentator właśnie podnosi głos i toczy się jakaś akcja!!!)

Trzeba się pogodzić z tym, że próba skupienia się na dwóch celach, informacjach z dwóch źródeł, obniża sprawność naszego działania.

Dlatego osobiście nie wierzę w podzielność uwagi. O ile można (ale też z trudem) podzielić ją w sytuacji, gdy mamy jeden cel (np. prowadzenie auta i odczytywanie GPS), to skupienie się na dwóch różnych rzeczach równolegle według mnie nie istnieje. A jeśli już, to są to wyjątki potwierdzające regułę. (W tym stwierdzeniu pomijam ludzi młodych, którzy według naukowców są w stanie odrabiać lekcje, rozmawiać przez komunikator i słuchać muzyki jednocześnie bez szwanku dla jakości realizowanych zadań).

 

Oczywiście w życiu niejednokrotnie decydujemy się na łapanie wielu srok za ogon. Odrywamy się od jednego zadania i przerzucamy na następne. Tyle, że taka „ruchliwość” powoduje ogromne straty. Sami zobaczcie na poniższym wykresie.

 

context switching

Przy 4 zadaniach tylko 10 procent naszego czasu poświęcamy na każde z nich. Strat czyli czasu poświęconego na przypomnienie sobie, o co chodziło – jest na poziomie 60 procent. Warto? Odpowiedź jest jasna – nie.

 

Naukowcy  zgodnie twierdzą, że nasz mózg nie jest wielozadaniowy. Co prawda, jak mu się da takie wyzwanie, to z niezwykłą intensywnością podejmie się tego. Jednak będzie popełniał częściej błędy i nie będzie zapisywał w pamięci ważnych informacji. Każde zadania będzie realizował dłużej, niż wykonywałby je po kolei. (za: http://nauka.newsweek.pl/mozg-podzielnosc-uwagi-nauka-badania-newsweek-pl,artykuly,274801,1.html)

Robienie kilku rzeczy na raz generuje marnotrawstwo.

W naszym przypadku jest to wykonywanie zbędnych czynności związanych z przełączaniem się miedzy kontekstami.  Widząc różnego rodzaju straty w firmie, japoński inżynier, menedżer, twórca Systemu Produkcyjnego Toyoty Taiichi Ono sklasyfikował różnego rodzaju marnotrawstwa w odniesieniu do zakładu produkcyjnego.

I na tym skończymy na dzisiaj…

O mudach, kaizen i innych takich…zapraszam następnym razem.

Dziś miało być o uwadze.

Zadanie wykonane.

Dziękuję za uwagę 🙂

 

Magda

polski
Wybierz szkolenie i podaj swoje dane

Wybierz szkolenie(wymagane)

Imię (wymagane)

Adres E-mail (wymagane)

Telefon (komórkowy)

X