Kiedy karetka jest karetką…

prince agile
Agile w klasycznych podejściach – PRINCE2, PMI
25 września 2015
kanban budowa tablicy
Tablica Kanban w 10 krokach
6 października 2015

Kiedy karetka jest karetką…

szybka ścieżka kanban

Ilu z Was opędzić się nie może od zadań „na wczoraj”? Ilu rzuca wszystko i angażuje się w zadanie, które właśnie ktoś wrzucił i utrzymuje, że świat się zawali, jak tego nie zrobimy? Dla niektórych jest to wręcz chleb powszedni. I tak być musi. A ja twierdzę…że nie musi.

Józio jest bardzo prężnym i elastycznym pracownikiem. Do tego koleżeńskim i pomocnym. Wyróżnia go również ambicja. Jeśli tylko ktoś przychodzi albo dzwoni do niego z jakimś zadaniem, to z wielkim zaangażowaniem, podejmuje się go. Finał jest taki , że odrywa się od realizowanych w danym momencie zadań. W konsekwencji dzień pracy rzadko kiedy kończy się po 8 h, bo górka zadań wcale nie zmniejsza się, a wręcz przeciwnie – rośnie. Czy musi tak być?

Ile Józia we mnie?

Ilu z Was rozpoznaje u siebie takiego Józia?

Łapiemy kilka srok za ogon. Na koniec dnia zmęczeni, nierzadko poddenerwowani kończymy dzień. Dajemy się wkręcić w spiralę ważności i pilności. Wszystko jest ważne, na już i tyle. Ile Klientów (wewnętrznych czy zewnętrznych), tyle karetek. Ale zaraz, zaraz… Czy naprawdę każde zadanie, które właśnie wpada ma status karetki? I tu powinien przyjść moment refleksji. Bo ile razy było tak, że „na już”, „na zaraz”, „teraz”? Musisz koniecznie to dziś zrobić, bo bez tego nie możemy iść dalej, bo to dla Prezesa, bo…. [i tu morze argumentów]. A potem okazywało się, że ze stoickim spokojem sprawa przez nas pilnie wykonana, leżała i czekała. Finalizowana była tydzień później. Znasz to? Ja znam. Dlatego nauczyłam się pytać o ważność. Nauczyłam uświadamiać, że to nie jest tak, że czekam aż ktoś przyjdzie z zadaniem. Małymi krokami i z uprzejmością w głosie. Uwierzcie mi – da się. I dziś jest tak, ze karetek mam mało, a zadania mają swoje statusy. Efekt: jakość triumfuje, a i ja jakaś spokojniejsza jestem 🙂

W artykule http://wygramy.co.co/2015/08/co-zrobic-zeby-ja-odzyskac/ odwołałam się do wykresu, w którym można było zauważyć, że im więcej zadań bierzemy na siebie jednocześnie, tym mniejsza jest efektywność ich realizacji, za to większy jest czas przełączenia między nimi. Pamiętacie?

Oczywiście nie jest tak, ze każde oderwanie uwagi jest tak samo kosztowne. Np. inny koszt oderwania się będzie od pracy kreatywnej, sporządzania dokumentacji, formatowania dokumentu czy sprzątania biurka. Rozumiecie? Ale z drugiej strony nawet małe ale częste rozpraszacze mogą nam „totalnie” rozwalić dzień. I na koniec dnia, na pytanie „co dziś zrobiłam/em?”, nie wiemy, co się stało z czasem, bo rozproszył się na „milion różnych spraw, a rzeczy które miały zostać zrobione po prostu leżą.

Praca to nie laboratorium

Tak. Nikt z nas nie będzie miał tego komfortu, że będzie pracował nad jednym zadaniem. Ale, jak możemy się uchronić i w momentach, kiedy nasze skupienie jest szczególnie potrzebne, zagwarantować sobie ten komfort? To pytanie zadaliśmy uczestnikom warsztatu podczas spotkania Agile3M (Trójmiejska grupa entuzjastów Agile). Sami zobaczcie, ile było pomysłów.

agile3m

Dlaczego warto kończyć?

Rosyjska psycholog, Bluma Zeigarnik, czekając na zamówiony posiłek w wiedeńskiej restauracji obserwowała pracę kelnerów. Jej uwagę zwrócił fakt, że kelnerzy dużo lepiej pamiętali treść zamówień, które jeszcze nie były zrealizowane, niż te, które już obsłużyli. Za tym spostrzeżeniem poszedł również inny badacz Kenneth McGraw, który przeprowadził eksperyment na swojej uczelni. Dał ludziom do rozwiązania naprawdę skomplikowaną łamigłówkę. Jednak Zanim ktokolwiek zdążył ją rozwiązać, przerwał badanie i powiedział, ze mogą robić co chcą. Okazało się, że 90% z nich, wciąż pracowało nad rozwiązaniem.

Dlaczego?

Bo chcą skończyć to co zaczęli!

90% ludzi biorących udział w doświadczeniu miało tak silne postanowienie ukończenia zadania, dlatego, że już się mocno w nie zaangażowali.

Witamy w świecie WIPa

Zatem zanim się zaangażujesz i wmówisz sobie, że coś musi być na zaraz teraz – zatrzymaj się, przedyskutuj – i dopiero podejmij decyzje.

Bo jak już się zaangażujesz, to będziesz chciał to skończyć i jak ktoś wrzuci coś nowego, to z tyłu głowy będziesz mieć to otwarte pudełko albo, o zgrozo, wiele otwartych pudełek. Na jednych negatywnie będzie wpływać jakiekolwiek otwarte pudełko, drudzy mogą mieć ich kilka i całkiem dobrze będą radzili sobie z zadaniami. Bądź pewny tego, ze Twoje samopoczucie powie Ci, kiedy tych pudełek jest za dużo. I jak już dojdziesz do tej prawdy, dla dobra swego i jakości zadań, nałóż sobie ograniczenie. Np. mam tylko dwa zadania jednocześnie w toku. Jeśli Ci się to uda zastosować – brawo! Osiągnąłeś tytuł Kanbanowego adepta! Bo właśnie zastosowałeś praktykę polegającą na ograniczeniu prac w toku tzw. WIP (ang. Work in Progress).

Na koniec gwarantuje Ci, że z WIPem Twój dobrostan wzrośnie, a szalony Józio stanie się profesjonalnym Józefem!

Magda

polski
Wybierz szkolenie i podaj swoje dane

Wybierz szkolenie(wymagane)

Imię (wymagane)

Adres E-mail (wymagane)

Telefon (komórkowy)

X