jak przeprowadzić design thinking
Design Thinking – subiektywne spojrzenie
26 listopada 2015
Zespół poprawa współpracy
Retro wcale nie są retro
18 grudnia 2015

Po co firmie zwinność?

Po co firmie zwinność?

Zapewne wielu z Was spotkało się w swoim życiu zawodowym (ale nie tylko) z sytuacją, że trzeba „coś” zmienić, aby było lepiej. Wszyscy znamy to uczucie niepewności i miliony rodzących się pytań, bo nawet najlepiej opracowany  plan, nie daje gwarancji na powodzenie zmiany. Z jednej strony czujemy, że zmiana musi nastąpić, że inaczej będzie źle. Z drugiej zaś, przychodzą głosy, że po co zmieniać, skoro teraz nie jest najgorzej, a lepsze jest wrogiem dobrego? Może faktycznie nie warto? Może jakoś damy radę?

Po co zmieniać?

Jak mówi filozof i socjolog – Zygmunt Bauman – współczesny świat jest „światem płynnym”. Nic nie jest stałe, wszystko się zmienia. W obecnych realiach biznesowych to, co jest pewne  i nieuchronne, to zmiana. Dziś już nie wystarczy być otwartym na zmiany, radzić sobie z nimi, ale pożądane jest być ich ambasadorem, ewangelizatorem albo przynajmniej „dobrym duchem”. Wszystko płynie – „pantha rei” – jak za czasów Heraklita z Efezu.  Nic nie ma kształtu (bo jest płynne), nie ma „zaraz”, bo musi być natychmiast.

Aby umieć korzystać z nadarzających się szans, zarówno tych małych jaki i tych wielkich, trzeba być spostrzegawczym i zwinnym. Sztywna i opasła organizacja zanim podejmie decyzję, zanim idea przebije się przez procedury i wszelkie piony decyzyjne, to często nie zdąży skorzystać z szansy, która się nagle pojawi. A przecież nie o to chodzi. Nie na tym polega zwinność.

Autorzy książki The Big Shift zauważają, że odnoszące sukcesy firmy nie zarządzają już zasobami zgodnie z filozofią push tylko pull. System pull to wyróżnik podejścia zwinnego, w ramach którego zadania brane są do realizacji wtedy, kiedy zespół lub pracownik sam uzna, iż jest gotowy, żeby je zrealizować. Po drugiej stronie mamy system push polegający na „wepchnięciu” zadania  do kogoś. W skali „makro” – pull, to też metoda zarządzania przepływem materiałów, polegająca na uzupełnianiu tych już zużytych.

Aspektem w drodze do zwinności organizacji jest także strategia filmowa. W przypadku zwinnej organizacji nawiguje ona w obranym przez management  kierunku. Jednak w razie sytuacji, kiedy pojawia się szansa, tenże management jest gotów zmienić kurs i zainwestować swój kapitał i potencjał.

Dlatego firmy, które chcą osiągnąć sukces, to muszą być gotowe szybko reagować na:

  • nieprzewidywalne zmiany w otoczeniu biznesowym (wysoka dynamiczność),
  • konkurencyjne rynki posiadające unikalne lub rzadkie zasoby (w tym momencie mamy do czynienia z agresją konkurencyjną),
  • bliskie relacje z dostawcami, dystrybutorami, klientami i konkurentami (wysoka kompleksowość),
  • różnicowanie produktów, klientów oraz rodzajów działalności (wysoka różnorodność)*[i]

Czyli innymi słowy muszą być zwinne. Muszą reagować. Muszą się zmieniać.

Zwinna czyli jaka?

Sharifi i Z. Zhang [1999, s. 7-22] rozwinęli cztery kategorie umiejętności zwinnych:

  1. Umiejętność reakcji – zdolność do zidentyfikowania i szybkiej odpowiedzi na zmiany, wprowadzenie działań reaktywnych.
  2. Kompetencyjność – zdolność do efektywnego i skutecznego realizowania celów firmy obejmuje obszerną list umiejętności, które zapewnią firmie produktywność, wydajność, efektywność w osiąganiu celów.
  3. Elastyczność/adaptacyjność – zdolność do wdrażania nowych procesów i udogodnień, aby osiągnąć te same cele.
  4. Szybkość – zdolność do ukończenia zaplanowanych celów i działań tak szybko, jak tylko jest to możliwe. Składa się z elastyczności poszczególnych składowych, takich jak: elastyczność produktowa, szybkość w dostarczaniu produktów lub usług. [ii]

Zwinny biznes potrzebuje też zwinnych ludzi.

Dla HRów jest to sygnał dotyczący kapitału ludzkiego firmy i jego rozwoju. Bowiem firmy zwinne wyróżniają się pracownikami o dużym potencjale (talenty), nastawionym na rozwój,  innowacje, kreatywnych i otwartych na zmianę. Mało tego, w takiej organizacji przywództwo dotyczy już nie tylko liderów, ale tak naprawdę każdy pracownik jest tego  predystynowany. Każdy z nich może stać się liderem zmiany. Co z kolei oznacza, ze organizacja stwarza przestrzeń do prób, ale i błędów. Zachęca i inspiruje. Oznacza to również, że organizacja jest gotowa przyjąć pomysły i je wdrożyć. Procedury wspierają proces, a nie są ich opornikiem.

W takich warunkach powstaje Homo Agilious.

Homo Agilious czyli człowiek zwinny

W moim poczuciu cechy wyróżniające zwinnego pracownika, prezentują się następująco (lista na pewno nie jest propozycją zamknięta)

  • efekty pracy oddaje w częściach będąc w stałym w kontakcie z odbiorcą i dostosowuje produkt do jego rzeczywistych potrzeb,
  • człowiek timeboxowy czyli punktualny – szanuje czas Klienta, innych członków zespołu, etc. oraz trzyma się ram wytyczonych na spotkania (nie przedłuża),
  • nastawiony na znalezienie rozwiązania a nie na piętrzenie problemów, których oczywiście „nie da się przeskoczyć”,
  • na spotkaniach nie bije przysłowiowej piany,
  • wybiera bezpośredni kontakt (nie chowa się za mailami z długą ścieżka adresatów i DW),
  • preferuje racjonalne, zdroworozsądkowe zasady od zapisów procedur (najczęściej nieżyciowych),
  • stale usprawnia,
  • poszukuje nowych rozwiązań,
  • niweluje wszelkie marnotrawstwa,
  • stara się kończyć, a nie zaczynać nowe zadania,
  • ma dużo żółtych karteczek dookoła siebie,
  • jest elastyczny, otwarty na zmiany,
  • radzi sobie ze stresem,
  • bardzo często jest liderem zmian,
  • chętnie współpracuje z innymi,
  • jest uśmiechnięty,
  • … *

Powstaje tutaj pomiędzy biznesem a HR duże pole do współpracy. Nie tylko w kontekście budowania postaw wśród pracowników, ale i wymagań do rekrutacji i selekcji kandydatów, adaptacji nowych pracowników. Praca dotyczy przebudowy kultury organizacyjnej i wymaga partnerstwa od tych dwóch obszarów firmowych.

W drodze ku zwinności

Wszystko zaczyna się od decyzji:

Tak – chcemy być zwinni.

I w tym momencie rozpoczynamy fascynującą podróż.

Jak się zmieniać?

Jak już wspominałam, zmiana jest trudnym tematem i zazwyczaj zamiast entuzjazmu i otwartości budzi niechęć i popłoch. Można ją wprowadzać zasadniczo na dwa sposoby:

kaikaku – kiedy to stary porządek zastępowany jest nowym,

albo

kaizen – konsekwentnie, małymi krokami stąpa się po schodach ulepszeń ku doskonałości.

Oczywiście nie wszystko w życiu da się zmienić na zasadzie „spokojnej drogi”, jak również nie wszystko wymaga spektakularnego „trzęsienia ziemi”. Zależy to od okoliczności, od tego czego dotyczy zmiana itp.

Kaizen Kaikaku
Małe kroki Duże kroki
Stopniowa, stała zmiana dotyczy wąskich obszarów Gwałtowna, wielka zmiana, dotyczy większego obszaru
Każdy jest motorem zmiany Liderzy są motorem zmian

 Samemu czy w zespole?

Ci którzy w pojedynkę stają w obliczu wielkiego smoka mają małe szanse go pokonać. Tak samo dzieje w przypadku transformacji

„Wielu liderów szczyci się tym, że wyznacza ambitne cele: Przedstawiam wizję i nie wnikam w szczegóły”. Fascynująca wizja rzeczywiście ma duże znacznie. To jednak nie wszystko. Nieingerujące przywództwo, które daje podwładnym wolną rękę, raczej się nie sprawdzi podczas wprowadzania zmian, ponieważ najtrudniejszą częścią zmiany- tą która paraliżuje -są właśnie jej szczegóły”. (Pstryk, Jak zmieniać żeby zmienić, Chip Heath i Dan Heath, str. 60)

Wdrażając zmianę która dotyczy wielu aspektów życia firmowego warto powierzyć tę misję zespołowi, który dzięki różnorodnym kompetencjom będzie w stanie zrealizować cel. Ci ambasadorzy zmiany muszą mieć w sobie przekonanie o jej słuszności i poczucie misji. Tylko w taki sposób będą w stanie pociągnąć innych za sobą.

I have a dream… – wizja zmiany

Jeśli mamy już decyzję o zmianie, mamy zespół, który będzie zmieniał organizację, musimy zbudować też wizję. Zrozumiałą dla wszystkich i co najważniejsze, do której wszyscy będą przekonani. Przyda się tak zwana „pocztówka z miejsca docelowego”. Kiedy otrzymujesz pocztówkę, na której z podziwem obserwujesz piękną słoneczną wyspę, oczyma wyobraźni już tam jesteś. Czujesz ciepło słońca, słyszysz szum morza. To sprawia, że się uśmiechasz. Wprawiony w dobry nastrój, zrobisz wszystko by się móc tam znaleźć. Tak samo jest z punktem docelowym w zmianie. Wizja musi odwoływać się do emocji, tak by była ona motorem do wprowadzania zmian. Musi inspirować.

Kolejne kroki wdrożeniowe przeżyjemy już wspólnie na warsztacie, na który serdecznie Was zapraszam.

Zaś moja pocztówka z miejsca docelowego dla Was jest taka:

pocztówka

[i] (za: http://www.dbc.wroc.pl/Content/24339/Sajdak_Innowacyjnosc_jako_niezbedna_cecha_zwinnego.pdf)

[ii] jw

Magda

Kamil Tyburski
Kamil Tyburski
Z wykształcenia psycholog, od lat pasjonuje się kreacją. Wielbiciel dobrego designu i użyteczności. Obecnie pracuje jako User Experience Designer w firmie informatycznej. Od pierwszego zetknięcia, zakochany w kulturze AGILE oraz metodzie Design Thinking. Ewangelizuje, naucza, wdraża. Przez kilka lat z powodzeniem prowadził dział designu w Agencji Reklamowej SayOh!.
polski
Wybierz szkolenie i podaj swoje dane

Wybierz szkolenie(wymagane)

Imię (wymagane)

Adres E-mail (wymagane)

Telefon (komórkowy)

X