Halo? Tak, jestem gotowy na wideokonferencję.
Wideokonferencja najgorszym sposobem na biznesową rozmowę?
16 lutego 2017
Jak utworzyć tablicę Kanban?
Jak wdrożyć hurtownię danych w jednej z największych firm w Polsce? vol. 3
21 czerwca 2017

Jak wdrożyć hurtownię danych w jednej z największych firm w Polsce? vol. 2

PROMIS

Ciąg dalszy studium przypadku wdrożenia hurtowni danych w Poczcie Polskiej opisane przez naszego zaprzyjaźnionego Project Managera. Pierwsza część to podłoże powstania projektu. W tej części zajmiemy się planowaniem, zespołami projektowymi i kluczowymi czynnikami sukcesu w projekcie. Miłej lektury. Redakcja wyGRAmy

PO CO W OGÓLE REALIZOWAĆ TAKI PROJEKT?

Zdefiniowane przez nas cele biznesowe były takie:

  1. Spełnienie przez Pocztę Polską wymogów regulacyjnych – był to cel narzucony klientowi z góry, przez ustawodawcę;
  2. Stworzenie narzędzia agregującego dane z rozproszonych źródeł, w celu automatycznego raportowania kosztów i przychodów organizacji;
  3. Stworzenie nowego produktu POSTDATY oraz poszerzenie kompetencji zgodnie ze strategią spółki.

Z racji dużego zakresu, projekt podzielono na fazy, następnie na etapy, a w ramach nich dodatkowo na poszczególne rezultaty (produkty/systemy). PROMIS jako hurtownia danych miał stać się podstawą dla Management Information System (MIS) budowanego na potrzeby wyliczenia kosztu netto świadczenia usług powszechnych.

JAK ZAPLANOWAĆ PRACE W PROJEKCIE?

Przyjęliśmy na siebie pełną odpowiedzialność za projekt – od budowy, poprzez wdrożenie, na modyfikacji systemów źródłowych skończywszy. Projekt jako przedsięwzięcie strategiczne zarówno dla Poczty Polskiej, jak i POSTDATY uzyskał najwyższy priorytet w naszym backlogu projektów. Oznaczało to możliwość wykorzystania wszystkich niezbędnych zasobów, zaś plany zespołów musiały uwzględniać potrzeby projektu.

Na tym etapie POSTDATA zrealizowała następujące produkty:

  • Projekt techniczny hurtowni PROMIS – architektura, model danych, interfejsy;
  • Identyfikacja źródeł danych dla hurtowni PROMIS;
  • Mapowanie danych z systemów źródłowych na potrzeby PROMIS;
  • Specyfikacja interfejsów z systemów źródłowych;
  • Identyfikacja braków danych w systemach źródłowych wraz ze specyfikacją wymagań modyfikacji systemów źródłowych;
  • Plan projektu PROMIS – ścieżka dojścia do zakładanego celu biznesowego projektu – harmonogram, wymagane kompetencje i struktura zespołu projektowego, produkty.

Na etapie analizy w pracę zaangażowany był zespół składający się z analityków oraz architektów oprogramowania. Zaangażowaliśmy również specjalistów ze strony klienta w wyniku czego powstały mieszane zespoły projektowe.

Wspólnie przyjęliśmy następujące fazy dojścia do celu projektu:

  1. Budowa hurtowni danych PROMIS,
  2. Przystosowanie systemów źródłowych i agregacja danych dziennych i miesięcznych,
  3. Zidentyfikowanie potrzeb informacyjnych zgodnych z wymaganiami modelu ABC,
  4. Przystosowanie systemów źródłowych i agregacja danych zgodnych z potrzebami informacyjnymi modelu ABC.

Po każdym z etapów przewidziane było wdrożenie rezultatów projektu. Wdrożenie było przedsięwzięciem samym w sobie, jako że zidentyfikowanych zostało 10 źródeł danych dla hurtowni PROMIS. Niektóre z tych systemów to systemy rozproszone, o wielu instancjach, których wdrożenie zostało zaplanowane na kilka tygodni. Na potrzeby wsparcia wdrożenia każdego z etapów powołano wspólny Zespół Nadzoru IT, którego celem była dynamiczna reakcja na pojawiające się problemy wdrożeniowe.

SZACOWANIE CZASU PRACY

Biorąc pod uwagę złożoność projektu nie mogło obyć się bez oszacowania czasu trwania prac. Postanowiliśmy przyjąć metodę Use Case Points. Polega ona na oszacowaniu pracochłonności prac na podstawie modeli przypadków użycia stworzonych dla poszczególnych systemów. Metoda ta jest o tyle przydatna, że pozwala oszacować koszty produkcji systemów informatycznych już na etapie zebrania wymagań.

Wyniki opracowanych szacunków zostały przez nas zweryfikowane na podstawie doświadczeń  zdobytych podczas przygotowywania wcześniejszych projektów, w szczególności systemu Business Intelligence. Tak określona pracochłonność projektu była punktem wyjścia do opracowania harmonogramu projektu.

Zadania modyfikacji poszczególnych systemów zostały połączone zależnościami w taki sposób, aby uwzględnić zależności przyczynowe oraz ograniczenia w dostępności zasobów ludzkich. W projekt zaangażowanych zostało kilka zespołów produktowych, zatem zadaniem Kierownika Projektu było m.in. odpowiednie skoordynowanie i zaplanowanie prac zwłaszcza tych zespołów, których produkty były ze sobą powiązane. Wszystkie te zależności zostały uwzględnione przy tworzeniu harmonogramu.

Bazowy harmonogram projektu, po jego akceptacji przez wszystkich interesariuszy, był umieszczony w chmurze, dzięki czemu aktualizacja przypisania poszczególnych zasobów do zadań była widoczna online przez wszystkich członków zespołów oraz kierowników pozostałych projektów prowadzonych równolegle w firmie. Wszyscy uczestnicy projektu  raportowali czas poświęcony na realizację poszczególnych zadań projektowych w trybie tygodniowym, dzięki czemu Kierownik Projektu miał możliwość monitorowania postępu prac w projekcie. Dodatkowo, w poszczególnych zespołach wyznaczono punkty kontrolne dla produktów projektu z wykorzystaniem elementów metodyk zwinnych. Były to okresowe przeglądy (review) powstających przyrostów funkcjonalnych modyfikowanych systemów. Kierownik Projektu brał udział w review poszczególnych zespołów produktowych. W ten sposób Kierownik Projektu mógł dodatkowo śledzić postępy funkcjonalne produktów modyfikowanych i realizowanych w ramach projektu.

ZESPÓŁ PROJEKTOWY

Projekt wymagał budowy nowych kompetencji i nowego sposobu pracy zespołów. Po pierwsze rozwijano kompetencje techniczne zespołu tworzącego nowy produkt – PROMIS.

Realizacja projektu (ETAP 3) przebiegła z równoczesnymi zmianami organizacyjnym w POSTDATA. Stworzono zespoły produktowe, które zastąpiły dotychczasowe zespoły kompetencyjne. Zespoły zaczęły organizować się i pracować przy wykorzystaniu elementów metodyk zwinnych (SCRUM, KANBAN). Zidentyfikowani zostali Scrum Masterzy oraz Product Ownerzy. Wszyscy pracownicy firmy zostali przeszkoleni ze zwinnych metod pracy. Kierownicy Projektów również mieli zorganizowane dedykowane szkolenie z możliwości wykorzystania zwinnych metodyk prac w zarządzaniu projektem. W trakcie realizacji projektu zorganizowano również szereg szkoleń „miękkich”, które wspierały integrację zespołów.

W projekt zaangażowanych było kilka zespołów produktowych. Dużą rolę w zarządzaniu zasobami w projekcie odgrywały cykliczne międzyzespołowe statusy wewnętrzne. Podczas takich statusów Kierownik Projektu uzyskiwał wiedzę na temat stanu prac w poszczególnych zespołach, ale mógł też na bieżąco reagować na zaistniałe problemy i rozwiązywać konflikty. Istotną rolę w realizacji projektu odegrał management, który reagował wyłącznie w momentach kluczowych, np. kwestii architektonicznych pomiędzy zespołami. Wynikało to z potrzeby rozstrzygnięcia i spojrzenia na pojawiające się problemy z perspektywy zewnętrznej wobec projektu.

 CO MIAŁO WPŁYW NA SUKCES PROJEKTU?

  • Komunikacja – brzmi znajomo i pewnie każdy to powtarza ale bez bardzo dobrej komunikacji z Klientem ten projekt by się nie udał. Komunikacja oparta o współpracę, statusy realizacji zadań, oraz nastawienie na wspólny cel.
  • Zaufanie – to podstawa w każdym projekcie. W rozbudowanych projektach, gdzie zaangażowanych jest kilka grup interesariuszy, zawsze pojawią się konflikty. Najważniejsze wtedy to słuchać i reagować, szukać kompromisów, lub przekonywać, jeśli interes którejś grupy może mieć negatywny wpływ na realizację projektu. Zawsze to projekt jest w centrum uwagi.
  • Motywacja – dbaj o motywację zespołów własnych i Klienta, żeby zakończyć projekt w terminie. Przesunięcia terminów w niczym Wam nie pomogą. Zaraz skończy się budżet, zespoły mają dostać inne projekty. Im dłużej trwa projekt, tym bardziej motywacja członków zespołów spada.
  • Fazy/etapy –nie próbujcie połknąć na raz słonia. Zastanówcie się co wnosi największą wartość biznesową i zacznijcie to robić. Celebrujcie małe sukcesy i nie czekajcie z szampanem na zakończenie całego projektu 😉

Autor: Grzegorz Cysewski, POSTDATA S.A.

Wybierz szkolenie i podaj swoje dane

Wybierz szkolenie(wymagane)

Imię (wymagane)

Adres E-mail (wymagane)

Telefon

X
%d bloggers like this: