Poczta Polska S.A.
Jak wdrożyć hurtownię danych w jednej z największych firm w Polsce? vol. 1
6 lutego 2017
PROMIS
Jak wdrożyć hurtownię danych w jednej z największych firm w Polsce? vol. 2
30 marca 2017

Wideokonferencja najgorszym sposobem na biznesową rozmowę?

Halo? Tak, jestem gotowy na wideokonferencję.

Jestem częstym uczestnikiem wideokonferencji od wielu lat i zauważam u siebie istotną przemianę od pełnego zauroczenia technologią transmisji , aż po coraz silniejszą nienawiść do gadania z laptopem. Sposobów porozumiewania się jest wiele ale połączenia wideo zrewolucjonizowały spotkania na tyle, że warto przez chwilę zastanowić się, co paradoksalnie na tym tracimy i co zrobić, żeby stracić jak najmniej

To w jakich warunkach ludzie porozumiewają się ze sobą i następnie podejmują jakieś decyzje ma istotny wpływ na jakość tych decyzji. Banał? Pewnie, że tak. Przecież każdy wie, że lepiej i efektywniej jest porozmawiać twarzą w twarz w warunkach naturalnych do przeprowadzenia rozmowy dwóch, trzech czy dziesięciu ludzi.

I na tym możnaby skończyć ten wywód, gdyby nie proste spostrzeżenie: ludzie jednak tak nie robią!

Ojcem był patent Aleksandra Bella

Jak często widzimy kogoś wydzierającego się na koncercie do telefonu? I gdyby ten ktoś tylko próbował wytłumaczyć kumplowi, który poszedł po piwo, gdzie obecnie się znajduje, to byłoby to zupełnie normalne ale ja czasem w takich okolicznościach widzę i nawet trochę słyszę menedżerów podejmujących biznesowe decyzje.

A jak z efektywnością spotkań telefonicznych w aucie? Proszę bardzo. Autostrada, 160 km/h, 79 dB, 2 m odstępu od poprzedzającego pojazdu, w radio hit dnia, a w spoconej od przypływu adrenaliny ręce drży technologiczne cudo, wciskane do ucha, aby choć trochę lepiej usłyszeć, o co chodzi w tej ważnej telekonferencji.

Nie oszukujmy się, telefon to świetne narzędzie do przekazania informacji. Jeśli zorganizujemy sobie dogodne warunki to może być dobrym substytutem spotkania. Nie nadaje się jednak do rozmowy, w której mogą pojawić się emocje.

Upadek komunikacji werbalnej

Czy można jeszcze gorzej? Oczywiście. Od czego są smsy, messendżery i whatsappy? To chyba najgorszy z możliwych sposobów na zorganizowanie spotkania i wypracowanie jakiejś sensownej decyzji. A skoro najgorszy, to dlaczego najczęściej używany?

jeja.pl

Wiem, że to skrajności ale to naprawdę się dzieje. Ludzie w taki sposób się ze sobą komunikują i w takich warunkach podejmują istotne dla siebie decyzje. Jeśli tylko decyzje te dotyczą ich samych możnaby przejść nad tym do porządku dziennego, jak to robimy z milionem artefaktów, które obserwujemy i zwyczajnie olewamy, bo nas nie dotyczą. Technologia robi z nas zwierzęta sprowadzając jedną z największych ludzkich zalet, jaką jest sztuka wysokopoziomowego porozumiewania się i osiągania kompromisów, do czynności fizjologicznej opartej na głaskaniu kciukiem kawałka szkła na przemian z mówieniem do dziurki w tym szkle, z opcją słuchania czegoś z innej dziurki w tym samym szkle. A jak dodać do tego opcję pokazania siebie w jeszcze jednej dziurce i zobaczenia innych na tym wygłaskanym szkle to już mamy kosmos… Ale nie efektywne spotkanie.

To sprawdźmy jeszcze, co się często dzieje w niezliczonych biurowcach, gdzie sale konferencyjne pełne są spotykających się online ludzi.

Firma IT z oddziałami w kilku miastach Polski. Telewizory, kamery, mikrofony dookólne, łącze szybsze niż całe osiedla, najdroższy komunikator do wideokonferencji jaki da się kupić, Full HD, 4K i wszystkie inne skróty. Technologiczna perła w służbie klienta. Tak klienta. W końcu o niebo taniej jest zestawić wideo niż tłuc się autem pół kraju na godzinne spotkanie. A klient chce, żeby było taniej to zróbmy to online.

Na pewno? Tego nie wiadomo, ale na pewno wiadomo, że człowiek w swej naturze jest leniwy i jeśli tylko może zrobić niemal to samo w dużo prostszy i szybszy sposób to tak zrobi.

Jeśli więc musimy spotykać się online, to czy takie spotkania są tak samo efektywne jak np. to w Jałcie w lutym 1945 roku?

https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=4807722

Jako, że „przykład idzie z góry” oraz, że „historia uczy, że ludzkość niczego się z niej nie nauczyła”, jak mawiał śp. Georg Wilhelm Friedrich Hegel, to sprawdźmy, w jaki sposób narody, państwa, a więc ludzie rozmawiali ze sobą kiedyś.

Narodziny komunikacji

Jeszcze zanim nauczyliśmy się mówić, intuicyjnie wiedzieliśmy, że żeby się zrozumieć musimy na siebie patrzeć. Mowa ciała jako synonim komunikacji niewerbalnej to najważniejszy po kanale dźwiękowym nośnik informacji. Truizm polega na tym, że aby przekazać drugiej osobie dokładnie to, co mamy na myśli musimy na tą osobę patrzeć i odpowiednio reagować na jej zachowanie. I vice versa – jak chcę dobrze zrozumieć, co ma mi do powiedzenia mój rozmówca, to chcę go widzieć i najchętniej zajrzeć mu prosto w oczy. Nawet jeśli siedzę przed 60 calami matrycy świecącej miliardem kolorów, a mój rozmówca jest obserwowany przez najdoskonalszy japoński przetwornik, który widzi nawet w nocy, to tak wytworzony, przekazany i odebrany komunikat niewerbalny nigdy nie osiągnie doskonałości, jaka występuje podczas zwykłej rozmowy w realu.

Musisz widzieć

A co zrobić, jeśli musi być wideo? Czasem nie wiele da się zrobić, ale na pewno można tak zorganizować pole widzenia kamery, aby wyraźnie było widać wszystkich uczestników wideokonferencji. Włącz światło w pomieszczeniu i ustaw kamerę tak, aby nie patrzyła w okna (zwłaszcza w słoneczny dzień). W końcu wideorozmowa o biznesie to nie zabawa backlightem w fotografii. Sami uczestnicy powinni zając takie miejsce na Sali, aby jak najwięcej siebie pokazać kamerze. A co Ty myślisz o kimś, kto chowa się w kącie kadru, tudzież siada poza polem widzenia kamery? Co by było, gdyby Churchill w Jałcie usiadł w toalecie i stamtąd wykrzykiwał do Stalina i Roosvelta swoje stanowisko w sprawie Polski?

Rada:

Zrób wszystko, żebyś był dobrze widoczny. Niech Twoja osoba (grupa osób) maksymalnie wypełnia kadr, a oświetlenie służyło przekazowi treści, a nie sztuce.

Włącz wideo na jak największym ekranie i zminimalizuj (a najlepiej wyłącz) wszystkie inne przeszkadzacze. Patrz na swojego rozmówcę i daj mu patrzeć na siebie.

Musisz słyszeć

https://www.agbell.org/SpeechBanana/

Właśnie zobaczyłeś audiogram – wykres głośności i wysokości dźwięków. Różnych dźwięków. Elegancko wyprofilowany zgodnie z europejskimi normami banan to obszar wykresu zawierający poziomy natężenia i częstotliwości dźwięku naszej mowy. Samogłoski w większości są cichsze i mają niższą częstotliwość niż spółgłoski. Każda odchyłka od bananowego kształtu to wada, a technologia w najlepszym przypadku tej wady nie pogłębi. A na pewno jej nie naprawi.

 

Według Narodowego Test Słuchu przeprowadzonego w 2016 roku 38% losowo przebadanych mieszkańców Polski posiada jakąś wadę słuchu. Bez wnikania w szczegóły można więc przyjąć, że co trzeci uczestnik każdej wideokonferencji słyszy gorzej niż pozostali. O ile podczas realnego spotkania zawsze można podjąć jakieś kroki poprawiające jakość komunikacji, to w przypadku spotkań online każde działanie jest równaniem w jakimś kierunku dla wszystkich uczestników (Ej, zróbcie trochę głośniej. Weź to ścisz.). Warunki jakie stwarza wideokonferencja oznaczają zrównanie poziomu dźwięku ze wszystkich źródeł. Sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje, gdy każdy uczestnik konferencji łączy się indywidulnie. Wtedy wady technologii używanych przez każdego uczestnika sumują się, co czasami prowadzi do słynnej walki z wiatrakami. Dla dobra świata lepiej nie robić wideo w ogóle, niż robić je byle jak.

Rada:

Jeśli po Twojej stronie kamery jesteś sam – załóż słuchawki.

Jeśli jest Was więcej zadbajcie o dobre nagłośnienie i bądźcie blisko mikrofonu.

Musisz mówić

W prawdzie banan mowy dotyczy naszego słuchu ale trudno nie wspomnieć o naszej mowie. Nawet mając wzorowy słuch może się okazać, że mówimy  niechlujnie. Mikrofon zbierający nasze słowa, z założenia do najlepszych nie należy, a prawie na pewno chętnie będzie zbierał wszystko, co w okolicy szumi, burczy i szeleści. Wszystko to razem połączone z cichą mową spowoduje, że możesz zostać posądzony o wadę wymowy. W tej materii da się dużo zrobić samemu, ewentualnie przy pomocy lekarza. Najlepiej jednak świszcząco przedstawi ten temat sam Borys Szyc.

Rada:

Mów głośno, wyraźnie i do mikrofonu. Jeśli masz wadę wymowy to ją lecz i trenuj.

Jak mówi ktoś inny, to milcz. Jak nie możesz milczeć, to wyłącz mikrofon.

Ogranicz do minimum źródła innych dźwięków w pomieszczeniu.

 

Artur
Artur
Z zawodu jest elektronikiem i zanim zacznie coś robić, musi zrozumieć, jak to działa i do czego służy. Lubi dzielić się tym co zrozumiał z innymi, używając do tego najprostszych słów, życiowych porównań i dziwnych rysunków. Specjalizuje się w szkoleniach z AGILE i narzędzi.
Wybierz szkolenie i podaj swoje dane

Wybierz szkolenie(wymagane)

Imię (wymagane)

Adres E-mail (wymagane)

Telefon

X
%d bloggers like this: